Teisės aktų reikalavimų laikytis būtina. Apie tai kalbama daug ir pagrįstai: už pažeidimus skiriamos baudos, kyla ginčai, nukenčia reputacija. Todėl nenuostabu, kad daugelis įmonių renkasi atsargumą ir vadovaujasi principu „geriau daugiau nei mažiau“.
Tačiau apie kitą šio klausimo pusę kalbama kur kas rečiau. Ar įmanoma reikalavimų laikytis per daug? Ar gali pastangos būti „pavyzdingai“ atitikčiai pačios tapti problema? O jeigu įmonė taiko reikalavimus, kurie jai apskritai netaikomi – ar tai tik nereikalingas darbas, ar jau rizika?
Atsakymas paprastas, nors ir ne visada intuityvus: perteklinis reikalavimų įgyvendinimas nėra saugesnė jų laikymosi forma. Kartais tai – atskira klaida.
Iš kur atsiranda perteklinė atitiktis?
Dažniausiai – ne iš blogos valios. Įmonės nukopijuoja didelių bendrovių ar bankų procedūras, perima partnerių klausimynus, vadovaujasi internete rastais šablonais arba tiesiog bijo, kad kažko nepadarė. Atrodo, kad papildomas dokumentas, papildomas parašas ar papildomas patikrinimas niekam nepakenks.
Taip atsiranda situacijos, kurias daugelis yra patyrę patys. Už kelių eurų paslaugą prašoma asmens dokumento kopijos. Paprastam pirkiniui reikia užpildyti kelių puslapių anketą. Klientas pasirašo sutikimus, kurių niekas nepaaiškina ir kurių iš tiesų nereikia. Darbuotojai saugo dokumentų kopijas „dėl visa ko“, nors niekas nežino, kam jos gali prireikti.
Kiekvienas iš šių veiksmų atrodo nekaltas. Tačiau kartu jie sukuria procesus, kurių niekas nereikalauja, ir rizikas, kurių buvo galima išvengti.
Kodėl „daugiau“ nereiškia „saugiau“?
Teisinis reguliavimas retai reikalauja daryti „kuo daugiau“. Dažniausiai jis reikalauja daryti tai, kas būtina ir tai aiškiai nurodyta. Kartu galioja ir taisyklės asmens duomenų apsaugos srityje: duomenų turi būti renkama tiek, kiek reikia, ir saugoma tiek, kiek reikia. Ne daugiau.
Todėl įmonė, kuri iš klientų renka daugiau informacijos, nei jai reikia, nėra „atsargesnė“. Ji renka duomenis be aiškaus tikslo ir pagrindo – o tai savaime gali būti vertinama kaip pažeidimas. Pastangos laikytis vieno reikalavimo virsta kito reikalavimo nesilaikymu.
Be to, kiekvienas papildomai surinktas dokumentas – papildoma atsakomybė. Juos reikia saugoti, apsaugoti nuo neteisėtos prieigos, laiku sunaikinti. Įvykus duomenų nutekėjimui, atsakomybė tenka tam, kas surinko daugiau, nei reikėjo. Asmens dokumentų kopijos, kurių niekam nereikėjo, gali tapti vertinga medžiaga sukčiams.
Kokia perteklinės atitikties kaina?
Teisinė rizika – ne vienintelė. Perteklinės procedūros kainuoja laiką ir pinigus: darbuotojai pildo, tikrina ir archyvuoja dokumentus, kurie niekam nereikalingi. Klientai susiduria su nepagrįstais reikalavimais ir dažnai tiesiog pasirenka kitą paslaugų teikėją. Smulkiam verslui tai gali reikšti prarastus užsakymus, o klientui – jausmą, kad su juo elgiamasi kaip su įtariamuoju.
Yra ir mažiau pastebima kaina. Kai procedūrų per daug, jos praranda prasmę. Darbuotojai jas atlieka mechaniškai, nebesusimąstydami, kodėl. Tuomet tikrai svarbus reikalavimas lengvai pasimeta tarp dešimties nereikalingų.
Ar tai reiškia, kad reikalavimų galima nepaisyti?
Ne. Reikalavimų nesilaikymas yra rimta rizika, ir šis straipsnis nėra raginimas jų nepaisyti. Priešingai – tai raginimas juos suprasti.
Gera atitiktis prasideda ne nuo dokumentų rinkinio, o nuo klausimų. Kokie reikalavimai mums iš tiesų taikomi? Kokią riziką kelia mūsų komercinė veikla ir mūsų klientai? Ko mums reikia, kad tą riziką suvaldytume? Ir ko mums nereikia?
Atsakymai į šiuos klausimus skirsis kiekvienai įmonei ir komercinei veiklai. Bankui, sveikatos priežiūros įstaigai, nekilnojamojo turto agentūrai ar internetinei parduotuvei taikomi skirtingi reikalavimai, todėl ir procedūros turi būti skirtingos. Tai, kas būtina vienam, kitam gali būti ne tik nereikalinga, bet ir neteisėta.
Ką daryti, jei iš jūsų reikalaujama per daug?
Klientas turi teisę paklausti, kodėl iš jo prašoma tam tikros informacijos, kokiu pagrindu ji renkama, kiek laiko bus saugoma ir kam bus perduota. Įmonė privalo tai paaiškinti. Jei paaiškinimas neįtikina, galima atsisakyti pateikti perteklinius duomenis arba paprašyti, kad jau pateikti būtų ištrinti.
Kur riba?
Riba eina ten, kur baigiasi tai, ko reikalauja teisės aktai ar realiai įvertinta rizika, ir prasideda veiksmai „dėl visa ko“.
Reikalavimų įgyvendinimas yra svarbus. Tačiau jo kokybė matuojama ne surinktų dokumentų ar informacijos kiekiu, o tuo, ar daroma tai, kas būtina, ir nedaroma tai, kas nereikalinga. Pernelyg mažai ir pernelyg daug – dvi tos pačios klaidos pusės.